Speicherung von Bewerberdaten: Praxistipp zur Einwilligungserklärung

In der heutigen arbeitsintensiven Welt, in der Fachkräfte heiß begehrt sind, stehen Unternehmen oft vor der Herausforderung, qualifizierte Bewerber zu finden und zu binden. Eine gängige Praxis ist die Speicherung von Bewerberdaten für zukünftige Stellenangebote. Doch wie lange dürfen diese Daten aufbewahrt werden? Ein aktueller Fall, untersucht vom Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), wirft Licht auf diese wichtige Frage.

Datenschutz bei Bewerberdaten – Wichtige Klarstellung durch das BayLDA

Der Fall: Speicherung von Bewerberdaten

Ein Unternehmen nutzte ein Bewerbungsportal, in dem Bewerber ihre Daten für mögliche Stellen einreichen konnten. Dabei wurde eine Einwilligung für die Speicherung dieser Daten für drei Jahre eingeholt – jedoch mit einem Haken: Nur durch eine aktive Handlung der Bewerber, über einen spezifischen Link, konnten die Daten bereits nach sechs Monaten gelöscht werden. Als die Datenschutzbehörde auf diesen Fall aufmerksam wurde, begann sie, die Praktiken des Unternehmens zu untersuchen.

Die Entscheidung des BayLDA

Das BayLDA fokussierte auf zwei wesentliche Aspekte der Einwilligung: Freiwilligkeit und Unmissverständlichkeit. Laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) muss eine Einwilligung freiwillig und eindeutig sein. Das Unternehmen bot jedoch keine echte Wahlmöglichkeit an, da die Bewerbung ohne die Einwilligung zur dreijährigen Speicherung nicht möglich war. Zudem war die geforderte Unmissverständlichkeit nicht gegeben, da die Löschung der Daten nach sechs Monaten nur durch eine proaktive Handlung der Bewerber erreicht werden konnte.

Fazit und Handlungsempfehlungen

Die Speicherung von Bewerberdaten ist ein sensibles Thema im Datenschutzrecht. Das BayLDA stellt klar, dass nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens und der Ablehnung eines Bewerbers die Daten gelöscht werden müssen, sofern keine wirksame Einwilligung für eine längere Speicherung vorliegt. Unternehmen sollten daher ihre Einwilligungsverfahren überprüfen und sicherstellen, dass diese den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Eine transparente, faire und gesetzeskonforme Handhabung von Bewerberdaten stärkt nicht nur das Vertrauen der Bewerber, sondern schützt auch das Unternehmen vor möglichen rechtlichen Konsequenzen. Ohne eine datenschutzkonforme Einwilligung ist die Speicherung nur bis zu maximal 6 Monaten legitim.

Der Schutz personenbezogener Daten

Der Schutz personenbezogener Daten ist ein Grundpfeiler des Vertrauens zwischen Unternehmen und Bewerbern. Dieser Fall unterstreicht die Bedeutung einer klaren und rechtskonformen Datenverarbeitungspraxis. Unternehmen sind gut beraten, ihre Datenschutzverfahren regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, um sowohl den rechtlichen Anforderungen als auch den Erwartungen der Bewerber gerecht zu werden.