HinSchG Compliance

Definition: Externe Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutz

3 Min. Lesezeit

Mar 11, 2024 6:21:18 PM

In der sich ständig wandelnden Landschaft der Unternehmensführung und Compliance ist das Verständnis der verschiedenen Arten von Meldestellen für Hinweisgeber von entscheidender Bedeutung.

Der Hinweisgeberschutz spielt eine zentrale Rolle in der modernen Transparenz und Compliance, und die Einrichtung von Meldestellen ist ein fundamentaler Aspekt dieses Schutzes. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die Definition und Bedeutung von externen Meldestellen im Kontext des Hinweisgeberschutzes und wie diese von internen Meldestellen, die auch durch Dienstleister betrieben werden können, zu unterscheiden sind.

Was sind externe Meldestellen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz?

Externe Meldestellen sind Einrichtungen, die außerhalb der Organisationsstruktur eines Unternehmens angesiedelt sind und Hinweise von Mitarbeitenden, Lieferanten oder anderen Stakeholdern entgegennehmen. Diese Meldestellen sind unabhängige Institutionen, die es ermöglichen, potenzielle Verstöße gegen Gesetze oder Richtlinien vertraulich oder gar anonym zu melden. Ein Beispiele für externe Meldestellen ist die Externe Meldestelle des Bundesjustizministerium.

Die Hauptmerkmale externer Meldestellen sind ihre Unabhängigkeit und Objektivität, da Sie auf Ebene einer Behörde angesiedelt sind. Da sie keinen direkten Verbindungen zum betreffenden Unternehmen haben, können sie eine neutrale Untersuchung der gemeldeten Angelegenheiten gewährleisten. Dies trägt dazu bei, das Vertrauen der Hinweisgeber in den Meldeprozess zu stärken und fördert eine Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit.

Was sind interne Meldestellen?

Interne Meldestellen werden von Unternehmen selbst eingerichtet und betrieben. Diese Einrichtungen dienen als erster Ansprechpunkt, um Bedenken hinsichtlich potenzieller Missstände zu äußern, und stellen sicher, dass diese Hinweise vertraulich behandelt und angemessen untersucht werden. Interne Meldestellen sind ein zentraler Bestandteil einer effektiven Compliance- und Governance-Strategie, da sie zur Früherkennung und Prävention von Problemen beitragen und das Risiko rechtlicher oder reputativer Schäden minimieren.

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sind bestimmte Unternehmen verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten. Dies betrifft in Deutschland alle Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitenden. Das Gesetz zielt darauf ab, ein hohes Schutzniveau für Personen zu schaffen, die Verstöße innerhalb einer Organisation melden, und stellt sicher, dass diese Meldungen ohne Angst vor Vergeltung oder Diskriminierung bearbeitet werden können. Unternehmen, die unter diese Regelung fallen, müssen daher sicherstellen, dass ihre internen Meldestellen den Anforderungen des HinSchG entsprechen, um den Schutz von Hinweisgebern zu gewährleisten und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Unterschied zu internen Meldestellen, die von Dienstleistern betrieben werden

Eine interne Meldestelle, die von einem externen Dienstleister betrieben wird, ist eine Alternative, die einige Unternehmen wählen, um von externer Expertise zu profitieren, während sie die Vorteile einer internen Meldestelle beibehalten. Diese Meldestellen sind zwar physisch oder organisatorisch innerhalb des Unternehmens angesiedelt, werden aber von einem unabhängigen Drittanbieter verwaltet.

Diese Konfiguration bietet eine Kombination aus Nähe zum Unternehmen und Unabhängigkeit. Die Dienstleister verfügen über spezialisiertes Wissen und Erfahrung im Umgang mit Hinweisgebersystemen, was zu effektiveren und effizienteren Untersuchungsprozessen führen kann. Gleichzeitig bleibt die Meldestelle eng mit dem Unternehmen verbunden, was eine schnellere und gezieltere Reaktion auf gemeldete Vorfälle ermöglicht.

Wahlfreiheit für Hinweisgeber!

Hinweisgeber haben grundsätzlich die Wahl, ob sie ihre Bedenken intern über die Interne Meldestelle des Unternehmens oder über Externe Meldestellen äußern möchten. Diese Freiheit der Wahl verstärkt die Notwendigkeit für Arbeitgeber, die Nutzung interner Meldestellen attraktiv zu gestalten. Durch die Schaffung eines sicheren, vertraulichen und effektiven internen Meldesystems können Unternehmen ihre Mitarbeiter ermutigen, Bedenken zunächst intern zu äußern. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, proaktiv zu handeln und Probleme zu lösen, bevor sie eskalieren oder öffentlich werden. Indem Arbeitgeber eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens fördern und sicherstellen, dass Hinweise ernst genommen und angemessen bearbeitet werden, können sie die Vorteile interner Meldestellen maximieren und gleichzeitig ein positives Arbeitsumfeld erhalten.

Die Herausforderungen externer Meldestellen für KMU

Wenn KMU sich darauf verlassen, dass ihre Mitarbeitenden externe Meldestellen nutzen, können sie in eine passive Position geraten. Das Unternehmen verliert die unmittelbare Kontrolle und die Möglichkeit, intern auf die Meldung zu reagieren. Obwohl die externen Meldestellen unabhängig und auf Fairness bedacht agieren, sind sie "weit weg" von den internen Prozessen und der Kultur des Unternehmens. Dies kann zu folgenden Problemen führen:

Verlust der Kontrolle: KMU haben keine Kontrolle über den Prozess und die Untersuchung, die nach einer Meldung an eine externe Meldestelle folgen. Sie können nicht proaktiv handeln oder den Fall intern lösen.
Fehlende Nähe zum Geschäft: Externe Meldestellen haben möglicherweise nicht das spezifische Verständnis oder den Einblick in die einzigartigen Aspekte und Herausforderungen des jeweiligen KMU.
Potenzielle Öffentlichkeit: Wenn ein Fall eine bestimmte Schwelle erreicht, könnte er öffentlich werden, was zu Reputationsverlust führen kann, selbst wenn das Unternehmen am Ende nicht für Fehlverhalten verantwortlich ist.

Die Vorteile interner Meldestellen

Im Gegensatz dazu bieten interne Meldestellen KMU die Möglichkeit, eine direktere und proaktivere Rolle beim Umgang mit Hinweisen zu spielen. Durch die Einrichtung interner Meldestellen können KMU:

Schnell reagieren: Unternehmen können unmittelbar auf Berichte reagieren und interne Untersuchungen einleiten, um Probleme effizient zu lösen.
Vertrauen aufbauen: Mitarbeitende könnten eher bereit sein, intern Bedenken zu äußern, wenn sie wissen, dass das Unternehmen aktiv zuhört und Maßnahmen ergreift.
Kontrolle behalten: Interne Meldestellen ermöglichen es KMU, den Überblick und die Kontrolle über den Prozess und die Untersuchung zu behalten.

Fazit

Insgesamt ist die Einrichtung interner Meldestellen auch für KMU sehr sinnvoll, selbst wenn das Unternehmen keine 50 Mitarbeitenden hat. Sie ermöglichen es Unternehmen, Missständen und Fehlverhalten frühzeitig entgegenzuwirken und das Vertrauen und die Sicherheit der Mitarbeitenden zu stärken. Während externe Meldestellen möglicherweise unabhängig agieren, können sie nicht die Nähe zum Geschäft und die direkte Kontrolle bieten, die interne Meldestellen haben. Daher sollten KMU die Vorteile einer internen Meldestelle nutzen, um effektiv auf Hinweise zu reagieren und eine ethische Unternehmenskultur zu fördern.