Bedeutung von Beschwerdestellen für KMUs: Gesetzliche Compliance-Pflichten

Der Gesetzgeber hat die Pflichten für Unternehmen, Beschwerdestellen einzurichten und zu betreiben, im Jahre 2023 erheblich erweitert. Pflichtverletzungen können zu empfindlichen Strafen und Schadensersatz führen.

Schon seit dem Jahre 2006 sind die Arbeitgeber verpflichtet, eine Stelle für Beschwerden von Beschäftigten über diskriminierende Vorfälle einzurichten. Die Beschwerdestelle nach § 13 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) ist eine Anlaufstelle für Beschäftigte, die sich aufgrund der im AGG genannten Gründe benachteiligt oder sexuell belästigt fühlen. Hierzu zählen etwa Benachteiligungen aufgrund von Rasse, ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion und Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität.

Die Aufgabe der Beschwerdestelle ist es, Beschwerden von Beschäftigten entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Die Arbeitgeber können die Ausgestaltung des Beschwerdeverfahrens und der Beschwerdestelle selbst zu bestimmen, müssen aber die Beschäftigten über die Möglichkeit des Beschwerdeverfahrens informieren.

Nun ist zum 02.07.2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten. In diesem Jahr sind alle Betriebe mit mehr als 50 Beschäftigten verpflichtet, eine Meldestelle einzurichten und zu betreiben, an die sich insbesondere Mitarbeiter wenden können, um Rechtsverstöße zu melden („Whistleblower“).

Betriebe mit mehr als 250 Mitarbeitenden müssen die Meldestelle schon seit dem 02.07.2023 benennen. Für Betriebe mit 50 bis 249 Mitarbeitenden gilt die Verpflichtung ab dem 17.12.2023.

Aber auch Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitende sollten prüfen, ob die Einrichtung einer Meldestelle das Haftungsrisiko für die Verantwortlichen des Unternehmers minimieren kann („Geschäftsführerhaftung“, „Compliance“).

Die Meldestelle muss Vertraulichkeit gewährleisten, das heißt der Übertragungsweg ist so einzurichten, dass die Vertraulichkeit der Identität der von der Meldung betroffenen Person gewahrt ist. Die Personen, die mit dem Betrieb der Meldestelle betraut sind, müssen unabhängig arbeiten können und über die notwendige Fachkunde verfügen. Daher ist die Meldestelle technisch autark von den betrieblichen IT-Systemen einzurichten.

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht Schadensersatz und Ordnungswidrigkeiten mit empfindlichen Geldbußen vor.

Schließlich verpflichtet das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) ab dem Jahr 2023 größere Unternehmen, Verantwortung für Menschenrechts- und Umweltstandards nicht nur im eigenen Geschäftsbetrieb, sondern auch bei ihren Zulieferern zu übernehmen. Mittelgroße Unternehmen sind ab dem 01.01.2024 erfasst. Zu den Sorgfaltspflichten gehören die Einführung einer Risikomanagementstrategie, um negative Auswirkungen auf Menschenrechte und Umwelt in den Lieferketten zu identifizieren und zu bewerten. Es sind regelmäßige Risikoanalysen zur Erkennung etwaiger Probleme vorzunehmen und Präventionsmaßnahmen in der eigenen Geschäftstätigkeit sowie bei unmittelbaren Zulieferern zu ergreifen, um festgestellte Risiken zu vermeiden oder jedenfalls zu minimieren. Abhilfe muss geschaffen werden, wenn es trotz der Vermeidungsbemühungen zu Menschenrechtsverletzungen oder Umweltschäden kommt.

Für die Informationsgewinnung und Informationsweitergabe müssen die Unternehmen eine Beschwerdestelle einrichten, an die sich Betroffene von Menschenrechtsverletzungen aus der Lieferkette wenden können. Die ergriffenen Maßnahmen zur Einhaltung der Sorgfaltspflichten sind zu dokumentieren und es ist ein Berichtswesen zu führen.

Dies sind drei wichtige Gesetze, die im eigenen Unternehmerinteresse unbedingt Beachtung finden müssen.

Die Beschwerdestellen, die auch ausgegliedert werden können, sollten im Compliance Management System integrieren werden – zur Vermeidung von Regelverstößen und der Haftung der Verantwortlichen im Betrieb. Hierzu wird es auch erforderlich sein, die Führungskräfte entsprechend zu schulen.