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Compliance – dieser Begriff begegnet uns häufig im Geschäftsleben und meint im Kern „Regeltreue“. Dabei geht es nicht nur darum, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Es ist auch eine Frage der Unternehmenskultur: Compliance-Regeln, die Sie selbst definieren, helfen, Risiken von Fehlverhalten aktiv zu vermeiden und das Vertrauen Ihrer Geschäftspartner und Kunden zu stärken.

Ein auf Ihr Unternehmen maßgeschneidertes Compliance-Management kann mehr als eine Pflicht sein – es ist ein strategisches Instrument, das nicht nur Risiken minimiert, sondern auch zur Wertsteigerung Ihres Unternehmens beitragen kann. Sie beweisen damit Verantwortungsbewusstsein und Weitsicht und schützen sich vor Haftungsfallen.

Gesetzlich sind Sie nicht immer zur Einrichtung eines Compliance-Management-Systems (CMS) verpflichtet. Aber Vorsicht: Bestimmte Risiken wie Geldwäsche oder Korruption machen es auch für KMU unabdingbar, angemessene Maßnahmen zu ergreifen. Ein Compliance Grundschutz funktioniert wie ein Airbag und kann im Ernstfall sogar Ihre Haftung mindern.

Compliance umfasst weit mehr als den Schutz vor Korruption und Bestechung. Sie beinhaltet auch den präventiven Umgang mit strafbaren Handlungen, wie z.B. sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz. Derartige Vorfälle können – wie durch die #MeToo-Bewegung verstärkt sichtbar wurde – massive psychische und physische Folgen für Betroffene haben und zu ernsthaften Reputationsverlusten für das Unternehmen führen. Zudem sind Bilanzskandale, wie sie bei Enron oder Wirecard auftraten, zu verhindern. Sie zeigen die Notwendigkeit, zuverlässige Compliance-Strukturen zu etablieren, um finanzielle und juristische Konsequenzen zu vermeiden. Weitere essenzielle Bereiche sind unter anderem Umweltschutz, Arbeitsrecht und die Einhaltung von Preisabsprachen.

Abhängig von der Größe und dem Tätigkeitsfeld des Unternehmens kommen verschiedene Gesetze und Compliance-Richtlinien zur Anwendung. Während internationale Konzerne komplexe internationale Regelwerke beachten müssen, wie FCPA oder den UK Bribery Act, gibt es für KMU oft spezifische, national oder regional angepasste Regelungen. In Deutschland beispielsweise sind der DCGK, das Hinweisgeberschutzgesetz und das LkSG für die meisten Unternehmen maßgeblich. Die Compliance muss zudem in Einklang mit den EU-Geldwäscherichtlinien und dem Geldwäschegesetz stehen.

Ganz im Gegenteil: Ein CMS bietet Orientierung und unterstützt Ihre Mitarbeiter dabei, im Sinne des Unternehmens zu handeln. Offene Kommunikation und die Einbindung des Betriebsrats sorgen dafür, dass Ihre Belegschaft sich nicht kontrolliert, sondern unterstützt fühlt.

Compliance lebt vom Mitmachen. Es geht nicht um starre Regeln, sondern um lebendige Prozesse, die Ihre Mitarbeiter verstehen und mittragen. Wiederholte Schulungen, klare Ansagen der Geschäftsführung und vor allem Ihr eigenes Vorbild sind essentiell, um Compliance in der Unternehmenskultur zu verankern.

Compliance-Anforderungen gelten für alle Mitglieder des Unternehmens, von der Geschäftsleitung bis zu den Mitarbeitern. Insbesondere der Geschäftsleitung obliegt die entscheidene Position, sich intensiv für regelkonformes Handeln einzusetzen und ein Compliance System einzuführen. Wird Compliance nicht aktiv gelebt, verursacht es nur unnötige Kosten.

Das Hauptziel von Compliance-Management ist, straf- und zivilrechtliche Risiken zu reduzieren und Verstöße präventiv zu verhindern. Es schafft zudem eine klare Handlungsgrundlage für alle Mitarbeiter und kann Wettbewerbsvorteile sichern. Effektiv ist Compliance-Management nur, wenn es von der Führungsebene aktiv unterstützt und vorgelebt wird.

Eine echte Compliance-Kultur ist der Schlüssel für ein effektives Compliance-Management. Diese Kultur muss mehr sein als nur eine Checkliste – sie muss die ethische DNA des Unternehmens formen und stärken. Die Grundwerte eines Unternehmens müssen sich in jedem Compliance-Plan widerspiegeln, um sicherzustellen, dass dieser mehr ist als nur eine Formalität. Compliance sollte als essentieller Teil des Weges zu geschäftlichem Erfolg gesehen werden, nicht als Hindernis.

Schulungen sind nur der Anfang: Die Compliance-Kultur muss im Herzen des betrieblichen Alltags verankert sein, um das Verhalten jedes Einzelnen sowie des gesamten Teams zu prägen. Dies erfordert fest definierte Verantwortlichkeiten, wie etwa die des Compliance-Beauftragten, und eine nachhaltige Ressourcenzuteilung zur Überwachung und Verbesserung der Compliance-Maßnahmen. Letztlich geht es darum, Compliance als festen Bestandteil in der Unternehmenskultur zu verankern und täglich zu leben.

Kein System ist unfehlbar, aber ein gutes CMS wird von den Behörden anerkannt und kann strafmildernd wirken. Wichtig ist, dass Sie nach einem Verstoß Ihr System überprüfen und verbessern – das zeigt, dass Sie Compliance ernst nehmen.

Datenschutz bezieht sich auf den Schutz personenbezogener Daten vor unbefugtem oder ungesetzlichem Verarbeiten sowie vor unbeabsichtigtem Verlust, Zerstörung oder Beschädigung. Im Mittelpunkt stehen Maßnahmen und gesetzliche Bestimmungen, die das Recht auf Privatsphäre der Einzelpersonen gewährleisten sollen, indem sie die Art und Weise regeln, wie persönliche Informationen gesammelt, verarbeitet, gespeichert, geteilt und gelöscht werden.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Das schließt direkte Identifikatoren wie Namen und Identifikationsnummern sowie indirekte Identifikatoren, die in Verbindung mit anderen Daten eine Person identifizierbar machen, ein.

Einige Schlüsselelemente des Datenschutzes umfassen:

1. Einwilligung der betroffenen Person: Personen müssen ihre Einwilligung geben, bevor ihre persönlichen Daten verarbeitet werden dürfen, und sie müssen über die Verwendung dieser Daten informiert werden.

2. Datensparsamkeit: Nur die Daten, die für den angegebenen Zweck notwendig sind, sollten gesammelt werden.

3. Datensicherheit: Personenbezogene Daten müssen durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gegen unbefugten Zugriff geschützt werden.

4. Transparenz: Unternehmen müssen transparent sein, wie und warum personenbezogene Daten verarbeitet werden.

5. Zugriffsrecht: Individuen haben das Recht, auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen und zu erfahren, wie diese Daten verwendet werden.

6. Berichtigungsrecht: Individuen haben das Recht, falsche oder unvollständige Daten korrigieren zu lassen.

7. Löschrecht („Recht auf Vergessenwerden“): Unter bestimmten Umständen können Individuen verlangen, dass ihre persönlichen

In der Europäischen Union ist der Datenschutz vor allem durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geregelt, die strenge Vorgaben für die Verarbeitung personenbezogener Daten setzt und deren Einhaltung von den Unternehmen verlangt. Sie gibt den Einzelpersonen umfassende Rechte bezüglich ihrer persönlichen Daten und legt gleichzeitig Pflichten für Unternehmen und Organisationen fest, die diese Daten verarbeiten.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein Regelwerk der Europäischen Union, das den Umgang mit personenbezogenen Daten standardisiert und die Rechte von Individuen stärkt. Sie trat im Mai 2018 in Kraft und gilt für alle Unternehmen und Organisationen, die in der EU ansässig sind oder Daten von EU-Bürgern verarbeiten. Ihr Ziel ist es, ein einheitliches Datenschutzniveau für alle EU-Mitgliedstaaten zu schaffen, indem sie klare Richtlinien für die Datenerfassung, -speicherung und -verarbeitung vorgibt. Die DSGVO betont Transparenz, Sicherheit und die Zustimmung der Personen, deren Daten verarbeitet werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass persönliche Daten korrekt geschützt werden und Betroffene ihre Datenschutzrechte leicht ausüben können – ein wesentlicher Schritt, um das Vertrauen zwischen Verbrauchern und Unternehmen in der digitalen Welt zu stärken.

Der Datenschutz steht für die Wahrung der Privatsphäre und die Selbstbestimmung über die eigenen Daten – ein Grundrecht, das auch Ihre Kunden und Mitarbeiter hochhalten. Die Einhaltung der DSGVO stärkt das Vertrauen in Ihre Marke und schafft Sicherheit in der Handhabung sensibler Informationen.

Verstöße gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) können Ihr Unternehmen teuer zu stehen kommen – mit Geldbußen von bis zu 20 Millionen EUR oder 4 % Ihres weltweiten Jahresumsatzes, je nach Schwere des Verstoßes. Es zählt nicht nur die Größe Ihres Unternehmens, sondern auch die Art des Verstoßes und Ihre Kooperation mit den Behörden.

Neben dem Schutz der Personen hinter den Daten steigert die Einhaltung der DSGVO das Kundenvertrauen. Sie führt oft zu verbesserten Sicherheitsstandards und kann durch effiziente Datenverwaltung Kosten sparen.

Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) stellt sicher, dass Ihr Unternehmen im Einklang mit den Datenschutzgesetzen handelt. Dies ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern schützt auch das Vertrauen Ihrer Kunden und Partner.

Ein Datenschutzbeauftragter hilft Ihnen, datenschutzkonform zu arbeiten, indem er regelmäßige Überprüfungen durchführt und Empfehlungen ausspricht, um Datenschutzverstöße zu verhindern.

Ja, wenn Ihr Unternehmen 20 oder mehr Mitarbeiter hat oder besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet. Der DSB hilft dabei, Risiken zu minimieren und Bußgelder zu vermeiden.

Besondere personenbezogene Daten, oft auch als „sensible Daten“ bezeichnet, umfassen Kategorien von Informationen, die durch die DSGVO als besonders schützenswert eingestuft werden. Gemäß Artikel 9 der DSGVO gehören dazu personenbezogene Daten, die Auskunft geben über:

• Rassische und ethnische Herkunft
• Politische Meinungen
• Religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen
• Gewerkschaftszugehörigkeit
• Genetische Daten
• Biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer Person
• Gesundheitsdaten
• Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer Person

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiterdaten verarbeiten, ist es wahrscheinlich, dass Sie auch besondere personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO verarbeiten. Besondere personenbezogene Daten sind Datenkategorien, die ein höheres Risiko für die Grundrechte und Freiheiten natürlicher Personen darstellen. Dazu gehören unter anderem Gesundheitsdaten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer Person oder Daten zum Sexualleben.

In der Praxis kann dies bedeuten, dass bereits übliche Personalverwaltungsaufgaben, wie das Erfassen von Krankheitstagen, Informationen über Behinderungen für die Arbeitsplatzgestaltung oder sogar das Speichern von biometrischen Daten für Zugangskontrollsysteme, unter die Kategorie der Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten fallen können.

Der DSB nimmt Ihnen die Komplexität des Datenschutzrechts ab und sorgt für die rechtssichere Verarbeitung von Daten. Er übernimmt auch die Verantwortung für Schulungen und die Kommunikation mit Behörden.

Sie können durchaus einen externen Dienstleister als Ihren DSB bestellen. Dies kann gerade für KMUs eine kosteneffiziente und kompetente Lösung sein.

Die Kosten für einen externen DSB hängen von der Komplexität Ihrer Datenverarbeitung und der Größe Ihres Unternehmens ab. Pauschalangebote gibt es bereits ab ca. 35 EUR monatlich. Ein genauer Vergleich lohnt sich, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Ein externer DSB bringt Expertise und Aktualität in Datenschutzfragen mit, ohne dass Sie interne Ressourcen aufbauen müssen. Zudem minimiert er Haftungsrisiken und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen datenschutzrechtliche Vorgaben erfüllt.

Informationssicherheit bezieht sich auf den Schutz von Informationen und Informationssystemen vor unberechtigtem Zugriff, Verwendung, Offenlegung, Unterbrechung, Modifikation oder Zerstörung, um Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit zu gewährleisten.

Hier sind die drei Kernziele der Informationssicherheit, oft als die "CIA-Triade" bezeichnet:

1. Vertraulichkeit (Confidentiality): Sicherstellen, dass Informationen nur für diejenigen zugänglich sind, die dazu berechtigt sind. Dies wird durch Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und andere Maßnahmen erreicht, um zu verhindern, dass sensible Daten von Unbefugten eingesehen werden können.

2. Integrität (Integrity): Schutz von Informationen und Systemen vor Veränderung oder Beschädigung. Es muss sichergestellt werden, dass Daten während der Speicherung, Verarbeitung und Übertragung nicht verfälscht werden und Änderungen nur von autorisierten Personen durchgeführt werden können.

3. Verfügbarkeit (Availability): Sicherstellen, dass Informationen und Systeme für berechtigte Benutzer zugänglich und nutzbar sind, wenn sie benötigt werden. Dies beinhaltet Wartung der Hardware, Anwendung von Software-Patches und -Updates, sowie Maßnahmen gegen Malware, um Systemausfälle zu verhindern oder zu minimieren.

Die Informationssicherheit umfasst eine Vielzahl von Praktiken, Tools und Strategien, die zusammenarbeiten, um ein umfassendes Sicherheitsniveau für die Daten eines Unternehmens oder einer Organisation zu gewährleisten. Dazu gehören physische Sicherheit, Netzwerksicherheit, Malware-Schutz, Benutzerbildungsprogramme und Sicherheitsrichtlinien, die sowohl die technologischen Aspekte als auch die menschlichen Faktoren der Sicherheit berücksichtigen.

Kleine und mittlere Unternehmen sind oft Ziel von Cyberangriffen, da sie in der Regel weniger robuste Sicherheitsmaßnahmen haben als große Konzerne. Informationssicherheit schützt vor Datenverlust, finanziellen Schäden und Reputationsrisiken.

In Deutschland müssen KMU insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten. Diese Regelwerke fordern angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Außerdem sind je nach Branche und Art der verarbeiteten Informationen weitere Gesetze und Richtlinien wie das Telemediengesetz (TMG), das IT-Sicherheitsgesetz und branchenspezifische Anforderungen (z.B. für Finanzdienstleister die MaRisk) relevant.

Zur Einhaltung der DSGVO müssen Sie sicherstellen, dass personenbezogene Daten rechtskonform erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Dies beinhaltet unter anderem die Gewährleistung von Transparenz, die Einholung von Einwilligungen, die Sicherstellung des Rechts auf Auskunft und Löschung sowie die Implementierung von Maßnahmen zur Datensicherheit. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) sollte für Prozesse durchgeführt werden, die ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen darstellen. Des Weiteren ist bei bestimmten Unternehmensgrößen oder Datenverarbeitungsaktivitäten die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten erforderlich. Im Falle eines Datenlecks sind Unternehmen verpflichtet, dies innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Behörde zu melden und unter Umständen auch die betroffenen Personen zu informieren.

Erstellen Sie einen Incident-Response-Plan, der die Schritte bei Sicherheitsvorfällen festlegt. Bestimmte Vorfälle, besonders wenn personenbezogene Daten betroffen sind, müssen gemäß der DSGVO gemeldet werden.

Ja, ein IT-Sicherheitsbeauftragter kann sicherstellen, dass Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden und ist bei der Reaktion auf Sicherheitsvorfälle von zentraler Bedeutung.

Ein IT-Sicherheitsbeauftragter in einem KMU ist für die Entwicklung, Implementierung und Überwachung der Informationssicherheitsstrategie verantwortlich. Zu seinen Aufgaben gehören das Risikomanagement, das Erstellen von Sicherheitsrichtlinien und -verfahren, die Schulung der Mitarbeiter in Sicherheitsfragen, das regelmäßige Durchführen von Sicherheitsaudits sowie die schnelle und effiziente Reaktion auf Sicherheitsvorfälle. Des Weiteren muss er sicherstellen, dass das Unternehmen die relevanten gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllt.

Ja, Sie können einen externen IT-Sicherheitsbeauftragten bestellen. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) kann dies eine kosteneffiziente und ressourcenschonende Möglichkeit sein, um Fachkompetenz im Bereich IT-Sicherheit zu integrieren, ohne eine vollständige Stelle intern besetzen zu müssen. Ein externer IT-Sicherheitsbeauftragter bringt oft umfassendes, aktuelles Wissen aus verschiedenen Projekten mit und kann Sie dabei unterstützen, Ihre IT-Sicherheitsstrategie zu entwickeln und umzusetzen.

Die Kosten für einen externen IT-Sicherheitsbeauftragten können variieren, je nach Umfang der benötigten Dienstleistung und der Größe Ihres Unternehmens. Üblicherweise wird entweder ein monatliches Festhonorar oder ein Tagessatz vereinbart. Die Preise können bei einfachen Services ab etwa 500 Euro pro Monat starten und sich nach oben entsprechend den spezifischen Anforderungen, der Unternehmensgröße und der Komplexität der IT-Infrastruktur anpassen.

Das IT-Sicherheitsgesetz verlangt von Unternehmen insbesondere, dass sie angemessene organisatorische und technische Maßnahmen treffen, um die Sicherheit ihrer Informationstechniksysteme, -komponenten oder -prozesse zu gewährleisten. Dies umfasst:

• Die Implementierung von Sicherheitsvorkehrungen, um Cyberangriffe zu verhindern.
• Regelmäßige Updates und Patches für eingesetzte Software.
• Durchführung von Risikoanalysen zur Identifizierung kritischer Infrastrukturen.
• Meldung von erheblichen IT-Sicherheitsvorfällen an das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Ja, obwohl das IT-Sicherheitsgesetz primär auf Betreiber Kritischer Infrastrukturen abzielt, gibt es Aspekte, die auch für KMU relevant sein können. Dies hängt von der Branche und der Bedeutung des Unternehmens für die Wirtschaft ab. Für KMU gelten insbesondere folgende Anforderungen:

• Sicherheitsmaßnahmen nach dem Stand der Technik zu implementieren.
• Ein Mindestmaß an Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, das dem Risikopotenzial der verarbeiteten Informationen entspricht.
• Das Bewusstsein für Cybersecurity innerhalb des Unternehmens zu stärken.

Das IT-Sicherheitsgesetz fordert alle Unternehmen auf, sich aktiv um die IT-Sicherheit zu kümmern und einen angemessenen Schutz für ihre IT-Systeme und -Daten zu gewährleisten, um sowohl die eigenen Geschäftsinteressen als auch die Daten ihrer Kunden zu schützen.

Regelmäßige Schulungen und Awareness-Programme sind entscheidend, um Mitarbeitern die Bedeutung von Informationssicherheit zu vermitteln. Simulierte Phishing-Tests können ebenfalls das Bewusstsein schärfen.

Eine Cyberversicherung kann im Falle eines Cyberangriffs die finanziellen Folgen abfedern. Prüfen Sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis für Ihr spezifisches Unternehmensrisiko.

Starten Sie mit einer Risikoanalyse, um zu verstehen, welche Informationen schützenswert sind. Implementieren Sie grundlegende Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls, regelmäßige Software-Updates und starke Passwörter.