Datenschutz Grundlagen Schulung

Jedes Unternehmen ab 20 Mitarbeitenden ist verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Der Datenschutzbeauftragte ist eine Schlüsselfigur im Datenschutzmanagement eines Unternehmens. Er wacht über die Umsetzung der Datenschutzpraktiken.

Identifizierung des Datenschutzbeauftragten
Informieren Sie sich darüber, wer in Ihrem Unternehmen als Datenschutzbeauftragter fungiert. Dies kann ein interner Mitarbeiter oder ein extern bestellter Fachmann sein.
In kleineren Unternehmen, in denen kein Datenschutzbeauftragter erforderlich ist, sollte dennoch ein Ansprechpartner für Datenschutzfragen benannt sein.

Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten

• Beratung: Der Datenschutzbeauftragte ist der erste Ansprechpartner bei Fragen zum Thema Datenschutz. Er bietet Beratung und Unterstützung bei der Umsetzung der Datenschutzvorschriften.
• Schulung und Sensibilisierung: Er ist verantwortlich für die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter in Bezug auf Datenschutzthemen.
• Überwachung: Überwachung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen und -richtlinien im Unternehmen.
• Zusammenarbeit mit Behörden: Der Datenschutzbeauftragte arbeitet eng mit den Datenschutzaufsichtsbehörden zusammen und ist der Hauptansprechpartner für diese Behörden.

Zusätzliche Aufgaben des Datenschutzbeauftragten

• Risikobewertung: Der Datenschutzbeauftragte führt regelmäßig Risikobewertungen durch, um potenzielle Datenschutzrisiken zu identifizieren und zu minimieren.
• Berichterstattung: Er berichtet regelmäßig an die Geschäftsführung über den Status der Datenschutzmaßnahmen im Unternehmen.
• Ansprechpartner für Betroffene: Er dient als Ansprechpartner für Personen, deren Daten vom Unternehmen verarbeitet werden, besonders in Bezug auf ihre Rechte nach der DSGVO.

Die Rolle des Datenschutzbeauftragten ist komplex und unerlässlich für die Aufrechterhaltung eines hohen Datenschutzniveaus in jedem Unternehmen. Ein gut informierter und ausgebildeter Datenschutzbeauftragter kann entscheidend dazu beitragen, Datenschutzverletzungen zu verhindern und das Vertrauen der Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner in das Unternehmen zu stärken.

In diesem Kapitel beleuchten wir die Datenschutzrechte, die jeder natürlichen Person laut Datenschutzgesetzen zustehen. Es ist wichtig zu verstehen, dass diese Rechte nicht nur Kunden, sondern auch Beschäftigten gegenüber ihrem Arbeitgeber oder Unternehmen zustehen.

Wichtige Datenschutzrechte:

• Recht auf Transparenz: Vor der Datenerhebung muss jede betroffene Person darüber informiert werden, wie ihre Daten verarbeitet werden.
• Recht auf Auskunft: Betroffene haben das Recht, vom Unternehmen zu erfahren, welche ihrer Daten gespeichert sind.
• Recht auf Berichtigung: Unrichtige Daten müssen auf Antrag der betroffenen Person berichtigt werden.
• Recht auf Löschung: Betroffene können verlangen, dass bestimmte Daten über sie gelöscht werden.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Betroffene können unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten verlangen.
• Mitteilungspflicht bei Berichtigung oder Löschung von Daten und Einschränkung der Verarbeitung.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Betroffene haben das Recht, ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Recht auf Widerspruch: Betroffene können unter bestimmten Bedingungen der Verarbeitung ihrer Daten widersprechen.
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung: Eine erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung kann jederzeit widerrufen werden.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Bei Verstößen gegen die Datenschutzbestimmungen können sich Betroffene bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren.

Die hier aufgeführten Betroffenenrechte bilden das Herzstück des Datenschutzes. Sie sind Ausdruck des Respekts und der Wertschätzung, die Unternehmen und Organisationen gegenüber den Rechten und Freiheiten einzelner Personen zeigen sollten. Diese Rechte ermöglichen es den Betroffenen, Kontrolle über ihre persönlichen Daten zu behalten und stellen sicher, dass Unternehmen verantwortungsvoll mit diesen Daten umgehen.

Umgang mit Datenschutzanfragen

Der Umgang mit Datenschutzanfragen ist ein wesentlicher Bestandteil des Datenschutzmanagements in jedem Unternehmen. Wenn eine betroffene Person ihre Datenschutzrechte ausüben möchte, kann sie Anfragen an das Unternehmen stellen. Diese Anfragen können vielfältig sein – von der Anforderung auf Auskunft über die eigenen gespeicherten Daten bis hin zur Anforderung der Löschung dieser Daten.

Für den korrekten Umgang mit solchen Anfragen sind klare Verfahren und Richtlinien innerhalb des Unternehmens notwendig. Dazu gehört:

• Protokollierung und Bearbeitung: Jede Anfrage sollte sorgfältig aufgenommen und dokumentiert werden. Dies dient der Nachvollziehbarkeit und der Einhaltung von gesetzlichen Fristen.
• Prüfung der Identität: Es muss sichergestellt werden, dass die anfragende Person auch tatsächlich diejenige ist, die sie vorgibt zu sein. Dies dient dem Schutz der personenbezogenen Daten und verhindert Datenmissbrauch.
• Zuständigkeit und Weiterleitung: Anfragen sollten an die zuständigen Stellen im Unternehmen weitergeleitet werden, wie zum Datenschutzbeauftragten oder zur entsprechenden Fachabteilung.
• Rechtzeitige und angemessene Antwort: Das Unternehmen ist verpflichtet, in einem vorgegebenen Zeitrahmen zu antworten. Die Antwort sollte präzise und in einer für die betroffene Person verständlichen Form erfolgen.

Die korrekte Handhabung von Datenschutzanfragen zeigt nicht nur die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen, sondern trägt auch zum Vertrauensaufbau und zur Reputation des Unternehmens bei.

Indem Unternehmen diese Rechte ernst nehmen und aktiv umsetzen, stärken sie das Vertrauen der Menschen in ihre datenschutzrechtlichen Praktiken und tragen zu einem positiven Image bei. Der korrekte Umgang mit Datenschutzanfragen, wie im Beispiel gezeigt, ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein Zeichen von Professionalität und Integrität.

In diesem Kapitel befassen wir uns mit Datenschutzvorfällen und deren Handhabung. Trotz bester Präventionsmaßnahmen können im betrieblichen Alltag Situationen auftreten, in denen personenbezogene Daten gefährdet sind. Dies kann durch Fehler, technische Probleme oder unvorhergesehene Ereignisse geschehen.

Was ist ein Datenschutzvorfall?

Ein Datenschutzvorfall liegt vor, wenn es zu einer Sicherheitsverletzung kommt, die zur unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung, zur unberechtigten Offenlegung von oder zum unberechtigten Zugang zu personenbezogenen Daten geführt hat.

Sofortiges Handeln bei Vorfällen

• Bei der Feststellung eines Datenschutzvorfalls ist es entscheidend, diesen unverzüglich intern zu melden, beispielsweise an den Datenschutzbeauftragten, einen Vorgesetzten oder die Geschäftsführung.
• Die schnelle Reaktion ist notwendig, da Datenschutzvorfälle gemäß der DSGVO unter Umständen innerhalb von 72 Stunden nach ihrer Kenntnisnahme der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden müssen.

Typische Beispiele für Datenschutzvorfälle

• Verlust oder Diebstahl von Geräten wie Notebooks, auf denen Kundenadressen oder andere sensible Daten gespeichert sind.
• Verwechslung von personenbezogenen Daten, wie etwa die Vertauschung von Patientenergebnissen.
• Technische Probleme, die zu einem Ausfall der Server führt und dadurch den Zugriff auf oder die Sicherheit von personenbezogenen Daten beeinträchtigt.
• Fehler in der Kommunikation, wie das Eintragen von Empfängern einer Rundmail in das CC-Feld anstatt in das BCC-Feld, wodurch E-Mail-Adressen für alle Empfänger sichtbar werden.

Weitere Maßnahmen nach einem Datenschutzvorfall

• Eine gründliche Untersuchung des Vorfalls, um die Ursache und das Ausmaß der Datenpanne zu ermitteln.
• Information der betroffenen Personen, falls der Vorfall wahrscheinlich zu einem hohen Risiko für ihre Rechte und Freiheiten führt.
• Dokumentation des Vorfalls und der ergriffenen Maßnahmen zur Vorbeugung zukünftiger Vorfälle.

Das Bewusstsein und die korrekte Handhabung von Datenschutzvorfällen sind entscheidend für den Schutz von personenbezogenen Daten und das Vertrauen in die Integrität eines Unternehmens. Jeder Mitarbeiter sollte auf solche Situationen vorbereitet sein und wissen, wie in solchen Fällen zu handeln ist.

Widmen wir uns nun den praktischen Maßnahmen zur Prävention von Datenschutzvorfällen. Obwohl diese Maßnahmen nicht gesetzlich vorgeschrieben sind, empfehlen wir sie dringend, um ein hohes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

Passwörter

• Verwenden Sie komplexe Passwörter mit Sonderzeichen – je länger, desto sicherer.
• Nutzen Sie für unterschiedliche Konten verschiedene Passwörter.
• Vermeiden Sie es, Passwörter aufzuschreiben; verwenden Sie stattdessen sichere Passwort-Manager.

Computer & Netzwerk

• Sichern Sie Ihren Computer mit einem Passwort.
• Sperren Sie den Computer immer, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen.
• Verwenden Sie Blickschutzfilter, um den Bildschirm vor neugierigen Blicken zu schützen.
• Halten Sie Betriebssystem und Software durch regelmäßige Updates aktuell.
• Installieren Sie Virenschutz-Software und eine Firewall.
•  Führen Sie regelmäßig Backups durch.

E-Mails

• Versenden Sie sensible Informationen und Anhänge nur verschlüsselt.
• Achten Sie genau auf den Empfänger Ihrer E-Mails.
• Nutzen Sie das BCC-Feld für E-Mails an mehrere Empfänger.
• Verwenden Sie Spamfilter und Virenscanner für E-Mail-Anhänge.
• Seien Sie vorsichtig mit Links in E-Mails und achten Sie auf Phishing-Versuche.

Büro

• Verschließen Sie Ihr Büro, wenn Sie es verlassen.
• Vernichten Sie Dokumente mit personenbezogenen Daten sicher.
• Bewahren Sie wichtige Unterlagen in abschließbaren Schränken auf.
• Halten Sie Ihren Arbeitsplatz ordentlich (Clean-Desk-Policy).
• Wenden Sie diese Maßnahmen auch im Home Office an.

Telefon

• Geben Sie keine Auskünfte an unbekannte Anrufer.
• Identifizieren Sie Anrufer anhand persönlicher Daten, bevor Sie Auskünfte erteilen.

Trennung von Privatem und Beruflichem

• Nutzen Sie Firmengeräte nur für dienstliche Zwecke.
• Nutzen Sie private Geräte nicht für dienstliche Zwecke.

Zum Abschluss ist es wichtig zu betonen, dass die vorgestellten praktischen Maßnahmen zur Prävention von Datenschutzvorfällen zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber essentiell für die Aufrechterhaltung eines hohen Datenschutzniveaus sind. Die konsequente Umsetzung dieser Empfehlungen kann maßgeblich dazu beitragen, Risiken zu minimieren und die Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten. Wir ermutigen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, diese Praktiken nicht nur als Teil der Unternehmenspolitik, sondern auch als persönliche Verantwortung gegenüber sich selbst und anderen zu betrachten. Datenschutz ist eine kontinuierliche Aufgabe und erfordert ständige Wachsamkeit und Anpassung an neue Herausforderungen und Technologien. 

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es geschafft!

Wir sind nun am Ende unserer Grundlagen Schulung zum Thema Datenschutz.
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